Ter um plano de continuidade de negócios é crucial para as empresas, pois é através desse plano que a organização desenvolve o processo de monitoramento de riscos e avalia qual a melhor forma de mitigar ou eliminar os riscos que possam ameaçar continuidade a da empresa, ou seja, que essa possa continuar seu funcionamento independente de problemas internos e externos.
Não é novidade que as empresas enfrentam dificuldades a todo o tempo, muitas das vezes são ameaças externas, como uma crise econômica ou uma greve no transporte público, outras vezes ameaças internas, como greve de funcionários, servidor de arquivos invadido ou parou de funcionar, etc. Não importa qual seja o cenários, a sua empresa precisa estar preparada, para criar um plano de continuidade de negócios eficiente Confira nossas dicas.
Em 2020 o mundo foi afetado por uma grave doença e nossa alternativa é ficar de quarentena, tomando todos os cuidados para que não sejamos contaminados e nem contaminar ninguém. Não é a primeira vez que isso ocorre com a humanidade. No passado já houve a Peste Bubônica com mais de 50 milhões de mortes, a Gripe Espanhola com estimativas entre 17 e 100 milhões de mortos em todo o mundo, entre diversas outras.
Esperamos que doenças tão graves como essas não ocorram mais, porém infelizmente estamos suscetíveis a problemas como esses. Mas será que as empresas estariam preparadas para outros tipos de cenários?
Apesar de não termos uma pandemia todos os meses, as empresas enfrentam constantemente problemas que podem colocá-las em uma situação bem difícil, bem parecida com a que estamos passando, tais como: crises econômicas, greves, enchentes, terremotos, guerras e até mesmo ataques hackers.
Em todos esses casos as empresas enfrentariam problemas que poderiam colocar a sua continuidade em risco. Para garantir que as organizações estejam preparadas para esse tipo de catástrofe é necessário muito planejamento, estratégia, tecnologia e processos, para que consiga continuar suas operações, mesmo em momentos de adversidades.
Sabemos que para as pequenas empresas o cenário pode ser bem mais crítico. Com a falta de recursos, materiais, humanos e financeiros, essas pequenas organizações dificilmente contam com processos bem estabelecidos, muito menos planos para continuidade de negócio.
Por esse motivo, listamos abaixo algumas dicas para que aproveite o momento de Covid19 para ficar preparado para as próximas catástrofes empresariais que venham a existir e garantir a continuidade da organização, com menos impacto do que seria sem um planejamento prévio.
Veja também: Planejamento estratégico para o crescimento da empresa
Dicas para Continuidade de Negócios Financeira
Todos sabemos da importância de possuir um capital de segurança, que a empresa possa contar em momento de dificuldade e possa, manter uma estrutura mínima para funcionamento das operações durante o período de desastre. Nesse sentido, é necessário avaliar quais são as despesas da organização e compreender qual seria a estrutura mínima para manter as operações em diversos cenários.
Identificar quais são as funções/processos, que se pararem durante um tempo colocarão a empresa em uma situação bem complicada diante ao mercado, é fundamental para que esse planejamento seja realizado, assim listamos algumas dicas:
- Saiba quais sãos processos chave da organização e quais os impactos de cada um;
- Saiba quais são os profissionais chave da organização;
- Qual a infraestrutura mínima para funcionamento (quantidade de profissionais, quais profissionais, quais serviços essenciais, etc);
- Qual capital necessário para manter essa infraestrutura funcionando, mesmo que em baixa capacidade, por um período entre 3-6 meses ou até mais.
Plano de Continuidade de Negócios Operacional
Em diversos cenários, sua empresa pode ser impedida de utilizar uma certa localidade, ou até mesmo o prédio/loja que ocupa hoje, como por exemplo, em caso de problemas estruturais no prédio, que impeça até mesmo a entrada para retirada dos dados e documentos que nele se encontra. E se for incêndio? Alagamento?
Nesse cenário de caos, a empresa também terá sua operação comprometida e caso não esteja preparada, alguns dias sem produção será suficiente para começar a perder clientes e com isso espaço no mercado. Danos esses que podem demorar meses ou até anos pare se recuperar.
Para mitigar, ou eliminar esses tipos de problemas, que nunca saberemos quando ocorrerá é necessário possuir processos para que a operação possa continuar independentemente do local de produção atual. Para isso algumas dicas que damos é:
- Sempre que possíveis ter um outro ambiente, que esteja preparado para funcionar em capacidade mínima, ou ainda, que possa estar preparado em poucas horas para que a produção continue, caso o ambiente principal esteja inoperante;
- Realize testes com periodicidade para avaliar se os processos e os profissionais estão preparados para o protocolo de continuidade operacional e utilização da nova instalação;
- Avalie quem pode acionar o protocolo e em quais situações esse poderá ser ativado. Tenha estabelecido um processo de ativação e desativação do protocolo de continuidade operacional.
Plano de Continuidade de TI
Não é preciso um terremoto ou uma guerra para que as empresas estejam em risco de falência. O que acha se um hacker invadir o servidor da empresa apagar todos os dados incluindo o seu backup?
Esse cenário apesar de não comprometer a infraestrutura física, as pessoas etc. Coloca a empresa em uma completa situação de caos tecnológico.
Para conferir nossas dicas para esse cenário de catástrofe tecnológica, confira nosso artigo aqui.
Processos de descoberta, Reação e recuperação de desastres
Uma das coisas mais importantes em cenários de caos é estar preparado para ele, porém para isso é necessário ter processos para identificar que está diante de um cenário de desastre, como reagir a cada cenário e como se recuperar após a finalização do cenário. Nesse sentido é fundamentar realizar avaliação de risco e definir as medidas para cada risco identificado.
Para a realização dessas atividades, listamos abaixo algumas dicas:
- Faça um brainstorm com uma equipe multidisciplinar, pois cada um pode identificar riscos que afetem a empresa de formas diferentes, por exemplo, o financeiro pode identificar cenários econômicos, já os engenheiros podem observar problemas relacionados com a estrutura operacional;
- Avalie qual probabilidade de o risco acontecer e qual o dano caso ele ocorra. Existe um risco de um meteoro atingir a Terra, porém a probabilidade é baixa, por esse motivo talvez não seja interessante se preparar para ele. Por outro lado, o risco de uma greve de transporte público inviabilizar a ida dos funcionários é bem maior, nesse sentido ter uma infraestrutura para trabalhar em home office é mais interessante;
- Identifique se algumas soluções podem mitigar ou inibir mais de um risco, por exemplo ter uma infraestrutura que permita o trabalho em home office pode ajudar contra o risco de greve de transporte público e uma pandemia, como a COVID19;
- Crie uma tabela como a apresentada abaixo e monte um plano de ação para cada implantação de cada ação que seja aprovada na empresa.
Conclusão
Todas essas atividades e dicas são abordadas em um documento chamado plano de continuidade de negócios. Esse documento é um plano que define quando, como e porque acionar cada ação ou processo de continuidade operacional, para que o negócio continue funcionando, mesmo que de forma reduzida, até que seja retomada a normalidade.
A gestão de continuidade de negócios é fundamental para que a empresa esteja sempre preparada para as diversas adversidades que possam ocorrer, desde greves de funcionários e transporte públicos, até uma crise econômica.
Como vimos, diversos outros cenários as empresas, principalmente as pequenas empresas, enfrentariam situações tão complicadas como as que estamos vivendo agora, portanto não espere até uma nova pandemia, guerra, ou greve para pensar no que fazer. Comece hoje mesmo a refletir, junto com sua equipe, para desenvolver o plano de continuidade de negócios da sua organização e se organizar para implantar as ações de mitigação ou eliminação dos riscos identificados na análise de riscos.
