Você provavelmente já ouviu falar em filosofia Lean ou então em Sistema Toyota. Saiba que ambos são os mesmos conceitos e são usados no mundo todo como um sistema de gestão que visa identificar problemas e definir como resolvê-los.
Podemos notar que muitas empresas estão passando por grandes mudanças nas ofertas digitais. Essas mudanças que têm ocorrido nos últimos anos fez com que muitas startups surgissem para trazer soluções ágeis e melhorar a experiência do consumidor.
Para você ter uma ideia, só em 2020 foram mapeadas 13.400 startups no Brasil. Portanto, não há dúvidas de que o futuro corporativo será coberto de mudanças, inovações e soluções cada vez melhores. Mas sabemos que se adaptar a essa grande mudança cultural exige uma gestão adequada como a filosofia Lean.
O que é a filosofia Lean?
Filosofia Lean é um método de gestão com foco na otimização de custos e redução de tempo e desperdícios dentro de uma corporação. É um método baseado no Lean Thinking, que dá prioridade para que os recursos sejam utilizados de forma mais eficiente, levando a potencialização dos resultados e maior envolvimento entre a equipe para a busca de melhorias. Sobretudo, esse método propõe estratégias voltadas para a satisfação do cliente.
O princípio do Lean é de que as iniciativas dentro da empresa tenham como foco o consumidor final, sendo que o propósito do Lean é gerar valor para o público. Mas para que esse objetivo seja alcançado é preciso que a liderança, CEOs, especialistas e as equipes, estejam alinhados ao sistema de gestão.
Esse é um tipo de gestão que exige mudanças profundas, indo além de melhorias em processos, operações ou adesão de novas tecnologias. É uma gestão que muda também a mentalidade da organização, trazendo um olhar para fatores internos, orientando a equipe e envolvendo todos no desenvolvimento da empresa.
Como o Lean funciona?
“Lean” vem do inglês e pode ser traduzido como “enxuto”. Portanto, seu conceito principal é minimizar desperdícios, seja de tempo ou dinheiro. Para isso a metodologia preza pelo investimento em padronização e organização de processos.
A metodologia funciona de forma bastante simples, ela implementa procedimentos que sejam mais eficientes e simples nas diferentes etapas, indo desde a produção até o transporte.
Nesse ponto, a filosofia Lean busca identificar as atividades ou fases dentro da empresa que são vistas como desperdício e não trazem nenhum valor para o serviço ou produto final. Quando essas atividades são identificadas, elas são eliminadas e a empresa passa a ter uma maior economia.
Também é importante lembrar que essa filosofia prega pela melhoria de processos, seja com a utilização de uma nova abordagem ou até mesmo de tecnologias inovadoras que auxiliam em processos.
Como exemplo de tecnologia que auxilia nessa questão temos o backup em nuvem. Esse serviço de informática possibilita economizar com impressões em papéis, elimina a necessidade de armazenar documentos em locais físicos da empresa e reduz o risco de perder documentos importantes.
Objetivos da metodologia Lean
A filosofia Lean é baseada na ideia de redução de desperdícios e melhorias de processos. Sendo que seu principal objetivo é agregar valor ao produto ou serviço utilizando o mínimo de recursos possível. Portanto, é um sistema de gestão bastante econômico, que pensa principalmente na eficiência dos processos para eliminar etapas que sejam desnecessárias e que não acrescente valor.
Sendo assim, podemos destacar os seguintes objetivos dessa metodologia:
- Reduzir custos desnecessários;
- Acabar com o desperdício de tempo;
- Eliminar o desperdício de recursos;
- Melhorar processos para serem mais eficientes;
- Engajar toda a equipe para o desenvolvimento da empresa;
- Agregar valor ao produto ou serviço.
Benefícios de uma empresa que utiliza a filosofia Lean
Embora a gestão baseada na filosofia Lean seja aplicável a todas as empresas, os benefícios que cada uma usufrui são diferentes. Contudo, trouxemos alguns dos principais benefícios que uma empresa passa a perceber ao utilizar essa metodologia na gestão. Confira!
Mais eficiência no trabalho
Como os processos são otimizados através dessa metodologia, toda a equipe de trabalho consegue perceber uma maior eficiência no trabalho. Isso facilita o dia a dia dos colaboradores, padroniza os processos e faz com que os resultados sejam ainda melhores.
Simplificação da gestão
Outro benefício dessa filosofia é a simplificação da gestão empresarial. Com essa metodologia, as equipes de cada setor passam a ter mais tranquilidade ao realizar os seus trabalhos. Isso tudo é resultado de uma boa organização. Cada um passa a saber exatamente como executar cada processo e isso leva a uma gestão alinhada com os objetivos da empresa.
Integração da empresa
Quando a metodologia Lean é aplicada na empresa, todos passam por mudanças importantes, indo desde o CEO até os funcionários. É uma filosofia que integra a empresa como um todo nos objetivos de melhoria.
Possibilita ter uma gestão visual
A gestão visual é o conceito de apenas observar o funcionamento da empresa e conseguir perceber o que está funcionando adequadamente. Esse é um benefício da filosofia Lean, que permite identificar problemas e propor soluções apenas observando.
Equipe mais motivada
Um dos princípios da filosofia Lean é justamente motivar a equipe de trabalho. Portanto, como resultado dessa metodologia a equipe se torna muito mais motivada e engajada com o desenvolvimento da empresa. Isso porque os funcionários passam a fazer parte dos processos de mudança. Sendo assim, toda a equipe fica muito mais satisfeita com o trabalho.
Aumento da qualidade
A qualidade se torna um dos objetivos com a implementação da filosofia Lean. É por isso que esse é outro benefício de implementar essa filosofia na gestão. Tudo passa a ter maior qualidade, indo desde processos até os serviços e produtos da empresa. Esse benefício é alcançado por causa da padronização dos processos, do alinhamento com a equipe e da otimização dos processos.
Aumento da segurança no trabalho
A implementação dessa metodologia faz com que a empresa tenha espaços mais limpos, organizados e com a estrutura adequada para a rotina de trabalho. Isso traz como resultado o aumento da segurança no trabalho. Independentemente da área de atuação da empresa, esse benefício pode ser notado como uma grande melhoria.
Eliminação de falhas
Outro benefício muito importante do método Lean é a eliminação de falhas. Com uma gestão muito mais alinhada a eficiência, redução de desperdícios e busca por melhorias, é possível eliminar falhas comuns em processos que acabam gerando problemas constantes para as empresas.
Simplificação dos processos
Com a redução de burocracias e simplificação de processos, é possível fazer muito mais com menos pessoas. Isso significa que a empresa não precisa ter tantos funcionários para dar conta da rotina de trabalho, já que todas as tarefas estão muito mais organizadas e o ambiente está preparado para um trabalho eficiente.
A ideia nesse caso é realocar a equipe de trabalho para funções que trarão mais eficiência para a empresa, reduzindo o desperdício de tempo com processos complicados e ineficientes.
Quais são os erros mais comuns na implementação do Lean?
Embora a filosofia Lean seja um conceito fácil de entender, é importante ter alguns cuidados em sua implementação para não cometer alguns erros. Trouxemos neste artigo os erros mais comuns na implementação do método Lean para que você possa evitá-los.
- Começar essa mudança sem ajuda de profissionais para auxiliar na transformação empresarial;
- Ficar postergando as mudanças depois de já ter sido aconselhado e orientado sobre o que precisa ser feito;
- Focar apenas na educação ou em soluções relacionadas a comunicação, sendo que a filosofia Lean integra a empresa como um todo;
- Não falar com os clientes sobre as mudanças e planos da empresa com a implementação da gestão Lean;
- Ter um orçamento muito limitado para começar, que torna inviável implementar pequenas ações transformacionais;
- Investir muito dinheiro, sendo que o objetivo da filosofia Lean é justamente simplificar, otimizar e aproveitar os recursos com o máximo de eficiência;
- Não ter um plano que visa economizar, reduzir gastos e aumentar os ganhos;
- Planejar demais, mas aprender pouco sobre a filosofia Lean. Isso inclui também casos onde os líderes não investem em treinamento para a equipe;
- Começar uma mudança tão significativa como a filosofia Lean sem nenhuma estratégia;
- Não envolver a liderança nessas mudanças, sendo que essa metodologia é aplicada em toda a empresa;
- Copiar modelos prontos ou práticas realizadas em outras empresas que não atendem a necessidade da sua empresa;
- Implementar o Lean como um tipo de ferramenta ou projeto, sendo que esse é um método de gestão.
O que muda na empresa?
A principal mudança na empresa é que os problemas são vistos como oportunidades. Tudo aquilo que é uma dificuldade ou desafio, se torna uma oportunidade de aprender, melhorar e mudar. A ideia é que os problemas sejam resolvidos definitivamente e que a empresa tenha resultados mais eficientes.
Os 5 princípios da gestão Lean
A gestão Lean é baseada em 5 princípios muito importantes que levam à otimização de recursos, maior eficiência no trabalho e mais valor ao produto ou serviço. Esses princípios são:
1. Identificar Valor
Esse princípio nada mais é do que a perspectiva do cliente sobre o que agrega valor a um produto, serviço, marca ou empresa. É a primeira análise que deve ser feita para que mudanças sejam aplicadas. Saber o que o público quer é essencial na gestão Lean.
2. Mapear Fluxo de Valor
Também é importante identificar quais são as etapas que agregam o valor esperado pelo consumidor ao produto ou serviço. Dessa forma, é possível definir processos para alcançar esse valor esperado.
3. Criar Fluxo Contínuo
Não basta identificar as etapas que agregam valor, também é preciso estabelecer um fluxo contínuo para que essas atividades sejam realizadas sem interrupções. Esse fluxo contínuo precisa reduzir etapas, tempo, esforços e eliminar custos desnecessários.
4. Estabelecer Sistema de Produção Puxada
A gestão Lean se baseia naquilo que o cliente precisa. Portanto, todas as ações implementadas precisam fazer apenas aquilo que o cliente quer, nada mais. Então todas as etapas, processos e ações que não agregam o valor esperado pelo cliente, devem ser eliminados para evitar desperdício de tempo e dinheiro.
5. Buscar Perfeição
Outro princípio dessa filosofia é a busca pela melhoria contínua, chamada de kaizen. Essas melhorias devem ser feitas em processos, produtos, serviços e pessoas, com a finalidade de agregar mais valor sem desperdícios.
A aplicação da metodologia Lean na área de TI
A filosofia Lean pode ser aplicada em diversas áreas da empresa, inclusive na área de TI. A metodologia pode ser muito benéfica quando aplicada na Tecnologia da Informação, já que ela possibilita melhorar processos, eliminar desperdícios e otimizar o trabalho.
No caso da TI, essa filosofia é determinante para se decidir entre as melhores soluções tecnológicas para a empresa, bem como os processos que podem ser otimizados por meio da tecnologia.
Sabemos que existem muitas tecnologias que oferecem muito mais eficiência, economia e agilidade, se comparado a processos complicados que são realizados por pessoas. Além disso, muitas dessas tecnologias tornam o trabalho dos colaboradores muito mais produtivo.
Portanto, se você quer aderir à gestão Lean precisa implementar mudanças significativas também na área de TI. Nesse caso, recomendamos que você contrate uma empresa especializada em TI para que você tenha uma consultoria completa sobre as melhores soluções pensadas no método Lean.
Nós da UPGrade TI podemos te ajudar com soluções inovadoras e tecnologias para melhorar a gestão da sua empresa com base na filosofia Lean.
As principais ferramentas Lean
Por fim, não poderíamos deixar de trazer as principais ferramentas da metodologia Lean. Elas são:
Ferramenta 5S
Consiste nos 5S que tem origem japonesa. São etapas que tornam o ambiente de trabalho mais produtivo. Confira quais são eles!
- Seiri – senso de utilização
- Seiton – senso de ordenação
- Seiso – senso de limpeza
- Seiketsu – senso de padronização
- Shitisuke – sendo de disciplina
Gestão visual
Essa é a ferramenta que consiste em observar e informar. Portanto, é uma ferramenta visual que possibilita que todos fiquem por dentro das ações em andamentos. Como exemplo, podemos citar os quadros de avisos, de controle de manutenções, planejamento das atividades da semana, quadro kanban, entre outros.
Trabalho padronizado
Outra ferramenta importante é a padronização do trabalho. Para que o trabalho seja mais eficiente, é preciso que haja padronização.
Eventos Kaizan
Trata-se de eventos realizados pela empresa para a melhoria contínua dos processos. É uma das ferramentas mais importantes para o método Lean, pois possibilita manter a melhoria contínua.
Kanban
Essa outra ferramenta permite saber as etapas de um processo. O mais comum é a utilização do kanban na produção, com o clássico de colunas: “a fazer”, “fazendo” e “feito”.
Poka Yoke
O termo em japonês significa “à prova de erros”, sendo uma ferramenta preventiva para vários tipos de problemas. Essa ferramenta pode ser usada por qualquer empresa no método Lean como prevenção de problemas.
Agora que você já sabe tudo sobre a filosofia Lean, conte com a gente para te orientar sobre as melhores soluções de TI na sua empresa. Se ficou alguma dúvida, deixe seu comentário aqui embaixo.
