Toda empresa que deseja se desenvolver e continuar a existir nos dias atuais, precisa ter um bom gerenciamento dos ativos de TI. Contudo, para integrar esses recursos tecnológicos, é preciso que a organização faça um inventário de TI.
Mas, você sabe o que é esse inventário? Podemos dizer, que ele é responsável pela gestão dos ativos e seu propósito é auxiliar a empresa a tomar as melhores decisões.
Por isso, desenvolvemos esse artigo para você entender o que é um inventário de TI, por que usá-lo na sua empresa, quais seus benefícios e outras dúvidas que você possa ter. Boa leitura!
O que é o inventário de TI?
Se você tem uma empresa, deve saber que é preciso contar com o uso de algumas ferramentas e recursos tecnológicos, conhecidos como ativos de TI.
Mas, o que são esses ativos de tecnologia da informação? São todos aqueles itens tecnológicos fundamentais para obter um bom funcionamento do seu negócio, como, por exemplo: softwares, hardwares e demais insumos.
Ou seja, podemos definir que o inventário de TI é o documento que reúne todas as informações e ativos de TI da empresa.
Confira os recursos que o inventário de TI é responsável por registrar:
- Licenças de produtos;
- Sistemas operacionais;
- Infraestrutura;
- Equipamentos tecnológicos;
- Servidores físicos;
- Dispositivos móveis e outros.
Antes, o controle de ativos em uma empresa era visto como algo secundário. Atualmente, realizar o gerenciamento do inventário de TI, se tornou cada vez mais essencial, visto a importância de ter um melhor controle desses recursos.
Por que fazer um inventário de TI para sua empresa?
Agora que você já sabe o que é esse recurso, chegou a hora de saber por qual motivo você deve realizar um inventário de TI na sua empresa. Então, vamos lá saber os motivos!
Monitorar demandas de TI da sua empresa
O inventário de TI possibilita analisar se a infraestrutura tecnológica da empresa atende às demandas.
Caso você não consiga identificar se o seu negócio possui ativos em excesso ou se eles são suficientes para a demanda, então, o recomendado é realizar um inventário.
Além disso, é possível entender as necessidades da empresa e evitar gastos desnecessários e mal desempenho. Sendo esses um dos maiores benefícios de utilizar o inventário.
Proteção dos dados empresariais
Outro motivo para fazer um inventário de TI é para proteger os dados da sua empresa. Isso, inclusive, é muito importante, pois os ataques cibernéticos estão cada vez mais constantes.
Através do inventário, é possível reconhecer quais são os sistemas que podem ou não ser instalados. Principalmente em casos de malwares, por exemplo, pois são softwares maliciosos que interceptam senhas e furtam dados.
Identificação de problemas de forma proativa
Um serviço de TI proativo é importante para qualquer empresa, por isso a importância de fazer um inventário. Através dele, é possível antecipar contratempos e tomar decisões estratégicas.
Ao controlar os ativos é possível diagnosticar problemas de infraestrutura que podem causar danos mais sérios para o seu negócio. Desta forma, é mais provável propor soluções proativas e otimizar os serviços da área de TI.
Além de identificar a melhor hora de fazer revisões e manutenções corretivas no setor, pode oferecer redução de gastos e maior vida útil das máquinas.
Quando o inventário de TI deve ser feito?
A resposta pode ser óbvia, mas se sua empresa ainda não possui um, então essa é a hora certa de fazer um inventário de TI.
Independentemente do tamanho da empresa, esse documento tem a finalidade justamente de controlar e gerenciar os ativos do setor de tecnologia.
Portanto, se você ainda não elaborou um inventário de TI para o seu negócio, corre grande risco de ser passado pela concorrência. E não é isso que queremos, não é mesmo?
Como fazer um inventário de TI?
Quantas vezes já deixamos de solucionar problemas, por pensado que seria muito burocrático? Pois é, muitas empresas deixam de fazer o inventário de TI por acharem que é um processo difícil e demorado.
No entanto, preparar esse documento é mais simples do que você imagina. Confira como fazer!
- Categorização de ativos: crie categorias e sub grupos para elencar os ativos de TI e facilitar a organização de todos elementos do inventário. É possível criar grupos mais gerais e subnichos mais específicos para cada item importante;
- Esquema de nomeação: essa diferenciação é para separar no inventário os equipamentos e facilitar o controle de todos os ativos, sejam equipamentos ou sistemas que se repetem. Além disso, é possível criar um padrão para nomear cada um desses ativos, separar por etiquetas e nomenclaturas únicas;
- Enumere os ativos: após criar as categorias e a separação por nomenclatura, é hora de enumerar e listar com seus respectivos dados. A melhor opção é escolher softwares de gestão para fazer o inventário, mas também é possível através de planilhas;
- Análise de vulnerabilidades: essa é uma parte muito importante da estratégia, pois é possível aplicar segurança da informação. Além de identificar um equipamento que não está em uso ou um software que está com algum problema e resolver.
- Monitoramento proativo: monitorar os ativos de forma constante pode evitar problemas, além de possibilitar que os sistemas estejam sempre atualizados e identificar os que precisam de ajustes.
Quais informações devem ser incluídas no inventário de TI?
Existem informações que são importantes que seja registrado no inventário, como, por exemplo: quantos equipamentos, quando comprou, informações técnicas, a época que foram realizadas as manutenções e outros elementos relevantes.
Além desses dados, confira quais outras informações precisam estar no inventário de TI:
- Especificações técnicas: espaço de armazenamento dos drivers e da memória RAM de cada processador;
- Recursos tangíveis: impressoras, computadores, dispositivos móveis, roteadores, modens, notebooks, servidores;
- Recursos intangíveis: registro da data de expiração dos programas, data das trocas de equipamentos e softwares; aplicativos.
Além disso, é importante registrar no inventário de TI, os usuários da infraestrutura de TI na empresa, senhas usadas, sistemas que são usados, horário de acesso e outras informações.
Quais os benefícios que o inventário de TI pode trazer?
Se você chegou até aqui é porque percebeu que o inventário de TI tem diversos benefícios, que podem ser vantagem para as empresas.
Por isso, confira os principais benefícios que o inventário TI oferece:
- Controle de uso dos equipamentos e software;
- Proatividade nas soluções tecnológicas;
- Dados corporativos mais bem protegidos;
- Aumento da vida útil dos equipamentos;
- Otimização das atividades do setor de TI;
- Tomada de decisão mais eficazes;
- Melhora a produtividade da equipe.
Por fim, é possível perceber a importância do inventário de TI para fazer todo o gerenciamento e manutenção preventiva dos ativos da empresa.
Erros que devem ser evitados no seu inventário de TI
Para que o inventário de TI dê certo para a sua empresa, é importante evitar alguns erros na hora de realizar o controle dos ativos, como por exemplo:
- Não detalhar as informações da forma correta;
- Não realizar manutenção dos equipamentos;
- Acha que não deve investir em novos recursos;
- Não atualizar os sistemas constantemente;
- Não priorizar o gerenciamento dos ativos de TI.
Perceba que esses erros podem ser fatais para sua empresa, principalmente pelo fato de abrir espaço para prejuízos financeiros com problemas que poderiam ter sido diagnosticados com antecedência.
Como manter seu inventário de TI atualizado?
Para manter o gerenciamento de ativos de TI da empresa atualizado, é importante, primeiramente, seguir as seguintes dicas:
- Direcionar o controle do inventário de TI para um responsável;
- Salvar o inventário na nuvem para ele ser acessado a partir de qualquer lugar;
- Monitorar o ciclo de vida dos ativos de TI;
- Utilizar um sistema automatizado para a gestão do inventário;
- Tenha um documento que seja compartilhável com todos da empresa (gestão eletrônica de documentos).
Desta forma, é possível manter o inventário atualizado e em pleno funcionamento para a gestão de TI na empresa.
Ferramentas para inventário de TI
Agora que você tirou a maioria das suas dúvidas, talvez ainda se pergunte sobre quais são as ferramentas para realizar o inventário de TI, não é mesmo?
Para evitar que ele seja colocado em segundo plano e dificulte o gerenciamento dos ativos da empresa, mostraremos duas ferramentas que podem ser bastante úteis para você.
1. Spiceworks
Umas das ferramentas mais populares nas soluções gratuitas para inventário, o Spiceworks é simples com uma interface web e de fácil utilização e multitarefa. Contudo, se houver dificuldades para utilizá-lo, ele mesmo oferece o tutorial de uso.
Além do inventário de ativos de informação, ele possui ferramentas para detectar serviços na nuvem (cloud), bem como é possível monitorar as atividades e administrar o help desk.
2. Open-AudIT
Essa ferramenta é open source (gratuita) e possibilita a realização de um inventário de ativos da empresa. Além de ser bastante popular, o Open-AudIT fornece funcionalidades básicas e avançadas com um layout fácil de compreender e usar.
Além disso, sua licença grátis oferece recursos limitados, para usar em mais de 20 dispositivos, o ideal é contratar a licença Enterprise que custa a partir de $249 US.
Por fim, nesse artigo você pode entender alguns conceitos básicos e formas de aplicação do inventário de TI nas empresas. Além de conhecer os principais benefícios, os erros mais comuns e aplicativos gratuitos para auxiliar no gerenciamento dos ativos.
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