O que é Outsourcing de Impressão e quais seus benefícios para empresas?

O que é outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão é a terceirização de vários tipos de serviços de impressão e cópias, funciona como um método que busca diminuir os gastos e permite uma maior rentabilidade da empresa.

Quem contrata esse tipo de serviço passa a não ter que comprar novos equipamentos de impressão, trocar as peças, realizar reparos, bem como não precisa realizar a instalação, pois conta com o serviço terceirizado de impressão.

Nesse sentido, ao contratar o serviço terceirizado, eles ficam responsáveis pelo gerenciamento de impressão, fornecendo todo material necessário, além da manutenção proativa e o suporte técnico.

Por fim, tanto pequenas quanto grandes empresas podem contratar o método outsourcing de impressão e aumentar a disponibilidade desses recursos para o negócio.

O que é impressão gerenciada?

A impressão gerenciada pode ser conhecida em inglês pelo termo Managed Printing Services (MPS) e já funcionava no exterior antes mesmo de chegar aqui no Brasil. 

É uma estratégia que faz parte do serviço de outsourcing de impressão e gerencia a produtividade do parque de impressão a partir de ferramentas e softwares. Ele permite o gerenciamento das seguintes informações:

• Material impresso;
• Número de impressões por impressora;
• Hora em que houve impressões;
• Tipo de máquina utilizada para impressão.

Perceba que a impressão gerenciada possibilita que a empresa tenha um maior controle do parque de impressão, evitando gastos desnecessários e possibilitando a criação de estratégias e metas para as impressões.

Como funciona o Outsourcing de Impressão?

Agora que você já viu o que é outsourcing de impressão, deve estar querendo saber como ele funciona, não é mesmo? Primeiramente, é preciso dizer que esse tipo de serviço vem ganhando cada vez mais espaço entre as empresas.

Por ser um modelo terceirizado, sua maior finalidade é a redução de gastos e maior rentabilidade dos investimentos da empresa. Além de permitir que o foco seja voltado para os negócios e alcance bons resultados.

Confira como os serviços de impressão gerenciada funcionam:

• Contratação do outsourcing de impressão: contrata-se uma empresa especializada e ela fará toda organização de equipamentos e impressoras do setor;
• Analise minuciosa: realiza-se análises minuciosas a respeito das necessidades do seu negócio visando gerar mais benefícios;
• Levantamento: após realizar a análise, é possível levantar o que é importante para o setor de impressões, como o número de cópias mensais, tipo de papel, impressão e etc.

Perceba que esse serviço funciona para gerir da melhor forma o parque de impressão da empresa. Realizando a manutenção e troca dos equipamentos e deixando a organização focada apenas nos negócios.

Qual o objetivo do outsourcing de impressão?

O serviço de outsourcing de impressão tem como maior objetivo o aumento dos lucros e otimização dos processos no setor de impressão da empresa, garantindo a simplificação das soluções e maior eficiência do negócio.

No entanto, esse serviço apresenta outros objetivos, confira abaixo quais são:

• Redução dos custos diretos e indiretos da empresa;
• Otimizar os processos e manter a equipe focada nas atividades da empresa;
• Atualizar o parque de equipamentos mesmo com pouco investimento;
• Realizar um planejamento dos gastos da organização;
• Elevar ainda mais a produtividade da equipe, evitando paradas para trocar equipamentos;
• Fazer um acompanhamento do desenvolvimento tecnológico, oferecendo soluções mais eficazes, que auxiliem no crescimento do negócio.

Portanto, é possível constatar que sua maior finalidade é deixar a empresa livre para tomar conta dos negócios, sem precisar se responsabilizar por esse setor e oferecer uma maior produtividade para a equipe.

As etapas do projeto de outsourcing de impressão

A melhor forma de dimensionar um projeto de serviços de impressão gerenciada é realizando um estudo relacionado a área de impressão, onde a equipe define quais os modelos de equipamentos indicados para os setores da organização.

Para tanto, o projeto precisa de planejamento estratégico e uma boa execução para funcionar da forma correta. Confira as etapas principais para o projeto outsourcing de impressão:

1. Levantamento

Nessa etapa acontece a análise dos volumes de impressão para cada setor da empresa, bem como, é a hora que as intenções e necessidades dos usuários são explanadas. Além dos gastos com produção dos documentos e a instalação do ambiente de impressoras.

2. Proposta

Depois de feito o levantamento, a empresa terceirizada do serviço vai enviar uma proposta de projeto, contendo possíveis soluções para a empresa, além do contrato com as diretrizes para o acordo.

Esse acordo, geralmente, conta com o fornecimento das máquinas, materiais, mão de obra e área de impressão atualizada.

3. Implantação

No momento em que a proposta for aceita pela empresa contratante, é colocado em prática o projeto. Nesse sentido, é a hora em que os equipamentos e softwares são instalados, além de serem configurados.

4. Treinamento

Essa etapa de treinamento no outsourcing, é bastante importante. É o momento em que os funcionários são treinados para entender como utilizar as máquinas e evitar desperdício do material e otimizando a rotina de trabalho.

5. Operação

Nessa última etapa, acontece o gerenciamento dos serviços no ambiente de impressão de forma contínua, realizando o atendimento de chamados e a emissão de relatórios de monitoramento.

Vantagens e benefícios do outsourcing de impressão

Depois de saber as etapas do outsourcing de impressão, você deve estar se perguntando sobre suas vantagens, não é mesmo? Primeiramente, esse serviço se mostra como um pontapé inicial para realizar transformações digitais na empresa.

Além de oferecer diminuição dos gastos com impressão, é possível conquistar maior produtividade na hora de realizar os processos.

Confira outros benefícios conquistados através do outsourcing de impressão:

• Modernização do ambiente de impressão;
• Redução do Custo Total de Propriedade (TCO);
• Maior velocidade na produção e impressão;
• Maior eficiência da equipe de Tecnologia da Informação;
• Realização de suporte padronizado nas operações;
• Maior otimização dos processos;
• Redução dos gastos com impressão e insumos;
• Maior produtividade e eficiência dos funcionários;
• Antecipação e solução de problemas da produção.

Por fim, os serviços de impressão gerenciada são uma forma das empresas conseguirem equipamentos mais modernos, com maior eficiência e um suporte proativo, que antecipa possíveis problemas relacionados ao parque de impressão. 

Mercado de outsourcing de impressão

O mercado de outsourcing de impressão no Brasil vem ganhando mais espaço, se apresentando como uma ótima opção para empresas que buscam diminuir os gastos com cópias e impressão.

Estima-se que com o fim da pandemia, o mercado pode movimentar ainda mais dinheiro, prova disso é que em 2021 a previsão era de um crescimento de 10,7% no setor de serviços de impressão gerenciada.

Em razão disso, fica claro que a terceirização desse tipo de serviço contribui ainda mais para a situação financeira das organizações, principalmente no caso de empresas com poucos recursos para investir na compra de novas máquinas.

Como escolher uma empresa de Outsourcing de Impressão

Agora que você já sabe o que é e como funcionam os serviços de outsourcing de impressão, veremos alguns critérios que devem ser levados em consideração na hora de fechar negócio com uma terceirizada que oferece esses serviços, confira!

• Experiência no mercado: é importante escolher uma empresa terceirizada que tenha experiência e boa reputação. Procure por aquelas que possuem feedbacks de clientes que usam seus serviços. 
• Suporte Técnico: claro que um suporte de excelência precisa ser um dos principais critérios de contratação desse serviço. A empresa terceirizada precisa estar apta a atender a empresa contratante sempre que preciso. 
• Manutenção proativa: na hora de escolher considere empresas que atuam de forma preventiva, pois essa forma de atuação evita que a empresa seja pega de forma desprevenida.
• Soluções modernas: empresas de outsourcing de impressão devem pensar sempre em inovação e qualidade de serviço, oferecendo os melhores e mais modernos equipamentos para todas as finalidades da empresa.

Outsourcing de Impressão X Locação de Impressoras

Apesar desses processos serem parecidos, a locação de impressoras funciona de forma mais básica, sem o suporte e apenas com o aluguel das máquinas.

Nesse sentido, é possível dizer que a locação se torna mais econômica, por contar apenas com o aluguel dos equipamentos e seus suprimentos. Contudo, ela não oferece muitas opções para o cliente como suporte e manutenção.

Em contrapartida, o serviço de outsourcing de Impressão abrange muitas funcionalidades além do aluguel das máquinas. Ao contratar esse serviço, a empresa terceirizada realiza um projeto onde estuda a estrutura da organização.

Desta forma, é possível entender as demandas e necessidades do negócio, além de realizar todo o gerenciamento do parque de impressões, oferecendo manutenção e suporte dos equipamentos.

Cuidados na hora de contratar empresas de outsourcing de impressão

Estamos batendo nessa tecla ao longo deste artigo, mas é fundamental ter alguns critérios na hora de contratar uma empresa de outsourcing de impressão.

O primeiro deles é a experiência do fornecedor dos serviços, além de estar atento aos cases que deram certo, procurar experiências de outros clientes e o que eles dizem a respeito. 

Por fim, é importante procurar por empresas terceirizadas que ofereçam um serviço personalizado, um bom gerenciamento de todo o parque de impressão e boas parcerias com fabricantes do mercado.

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